ถ้าต้องการสร้างจดหมาย หรือ

เอกสารใน Word โดยที่ต้องมีการเปลี่ยน

ข้อความไปเรื่อยๆ ตาม ฐานข้อมูลที่มี

เช่น เปลี่ยน รายชื่อลูกค้า หรือ ที่อยู่ลูกค้า ให้ครบทุกคน

ตาม List ที่มี ตัวอย่างเช่น จดหมายดังรูป

โดยสิ่งที่ต้องการจะเปลี่ยน คือ ชื่อลูกค้า , ที่อยู่ , สาขา

เราสามารถใช้ Mail Merge ใน Word

ทำงานประเภทนี้ได้ โดยไม่ต้องทำทีละ File

ขั้นตอนแรก

ควรจะมีการเก็บข้อมูล ฐานลูกค้า หรือ list ของ ข้อมูลที่ต้องการสร้างใน Word ดังรูป

ขั้นตอนการสร้าง Mail Merge

1. ไปที่ Mailings - > Select Recipients-> Use an Existing List ( เลือกรายชื่อ จาก ฐานข้อมูลที่มี )

2. ไปเลือก File Excel ที่เก็บ รายชื่อ หรือ รายการข้อมูลที่ต้องการใช้

3.เลือก Sheet ใน File Excel ที่เปิดว่าต้องการ ใช้ Sheet ไหน เป็นฐานข้อมุล

4.เอาเม้าส์วาง ตำแหน่งที่ต้องการ ให้รายการสร้างเอง อัตโนมัติ เช่น เอาเม้าส์ วางหลังคำว่าคุณ

แล้วไปที่ Insert Merge Field - > คลิกที่ Field ที่ต้องการ โดยจากรูป จะเป็น Customer_name

5.Insert Merge Field ให้ครบทุกที่ ที่ต้องการ

จากรูป จะมี Customer_name , address1 , address2 , postal_code , store_code

6 คลิกที่ Preview Result เพื่อดูผลลัพธ์

7.คลิกที่ ลูกศร หลังเลข 1 เพื่อขยับไปดู ทีละรายการ

8.คลิกที่ Finish & Merge ( เสร็จ )

Edit Individual Documents - > สร้าง File ใหม่ โดยมีทุกรายการ ตาม ฐานข้อมูล ใน Excel

Print Documents - > สั่ง Print โดยเลือก รายการที่จะ พิมพ์ ได้

Send Email Messages - > จะเอา File Word ส่ง mail ตาม email address ที่ระบุ