อีกหนึ่งประโยชน์ของ Power BI นอกจากสร้าง Dashboards ที่สวยงามรวดเร็ว พร้อม Share ทันที

คือ การควบคุม Data Source ไม่ให้ เละ

ปกติถ้าสร้าง Report ด้วย Excel เสร็จแล้ว การกระจาย Reports วิธีพื้นฐานคือ copy File แล้ว ส่งให้ผู้รับ

ซึ่งจะมี data source ติดไปด้วย

ดังนั้นถ้าต้องการส่ง reports ให้หลายคน จะกลายเป็น data source กระจัดกระจาย ทำให้ควบคุมยาก

โดยถ้า data source ใน Excel เยอะ จะทำให้ File มีขนาดใหญ่ด้วย

ถ้าเปิดในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มี spec ต่ำ อาจจะ not responding ทันที

การสร้าง Reports จาก data ใน Excel ด้วย Power BI จะแก้ปัญหานี้ได้ทันที

เพราะว่า Data source ยังอยู่กับคนสร้าง

แต่สามารถกระจาย reports ได้ โดยไม่ต้อง copy file ต้นฉบับ

เช่น สร้าง URL เพื่อเข้าดู reports หรือ share ผ่านทาง email

โดยถ้า Data Source มีการ update reports ปลายทางจะ update ทันที